Notion est-il la solution pour rendre votre équipe plus productive au travail ?

Des dizaines de milliers d'outils sont disponibles sur le marché aujourd'hui. Et pourtant, nous ne sommes toujours pas productifs au travail. Pourquoi

Si vous lisez ces lignes, c'est que vous vous êtes peut-être rendu compte que votre équipe n'est pas aussi productive que vous pensez qu'elle pourrait l'être.

Malheureusement, vous n'êtes pas seul.

<aside>👊 Il existe des dizaines de milliers d'outils numériques conçus pour pratiquement toutes les applications professionnelles. Et pourtant, nous ne sommes toujours pas productifs au travail. Pourquoi ?

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Parce que trop d'entreprises fonctionnent soit :

  • Au stylo et papier (et peut-être un tableur ou deux, mais vous comprenez l'idée)En conséquence, le travailleur moyen perd des heures chaque jour à effectuer des processus et des tâches répétitives manuelles incroyablement chronophages, telles que
  • Avec un outil unique, central, mais inefficace.
  • Avec trop d'outils déconnectés : cette étude démontre que le consommateur moyen emploie 88 applications.

Par conséquence, le travailleur moyen perd des heures chaque jour à effectuer des processus et des tâches répétitives manuelles incroyablement chronophages, telles que

  • la saisie d'informations (qui donne souvent lieu à des doubles ou triples saisies)
  • La standardisation des documents (offres, devis, factures,...)
  • Suivi des e-mails et envoi de notifications
  • la création ou le déplacement de fichiers
  • le changement de fenêtre et d'outil.

<aside>👊 Mais ne vous inquiétez pas : Notion est là pour vous aider.

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Nous avons pris les devants et écrit un guide complet expliquant pourquoi Notion est la réponse pour rendre votre équipe plus productive au travail.

<aside>😂 * Attention : les effets secondaires incluent une productivité accrue et une dépendance sévère aux raccourcis.

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1. Notion: l'application au service des utilisateurs

<aside>👊 Notion n'est pas une application professionnelle. C'est une application au service de l'humain.

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Les pensées dictent les actions.

Si vous voulez que votre équipe tienne ses promesses, vous avez besoin qu'elle agisse comme un cerveau efficace et bien pensé.

Vous ne pouvez pas avoir un cerveau qui fonctionne bien sans générer, échanger et communiquer efficacement des informations entre les neurones et les synapses.

Sinon, vous commencez à connaître des courts-circuits qui finissent par aboutir à des mécanismes défectueux.

<aside>👊 Donc, si vous voulez que votre équipe soit performante, vous avez besoin d'un outil qui reflète ses processus de pensée.

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Les pensées sont :

  • simultanées : nous avons plusieurs pensées en même temps.
  • multidirectionnelles : nos pensées se ramifient dans de multiples directions
  • fonctionnent par associations : par exemple, la couleur verte vous fait penser à une pomme.

Avec Notion, vous pouvez

  • automatiser les processus : vous pouvez effectuer plusieurs actions en une seule fois
  • multi-tâches : il est conçu pour effectuer de multiples actions dans plusieurs secteurs verticaux
  • collaborer : il est conçu pour rassembler les membres d'une équipe autour de tâches et d'objectifs communs.

2. Pas d'outils? Adoptez l'outil le plus adapté à votre propre travail

Si vous n'utilisez aucun outil ou si vous vous contentez de simples feuilles de calcul, il y a de fortes chances que la plupart des travaux de votre équipe nécessitent encore des processus manuels fatigants.

Et comme nous l'avons expliqué précédemment, le travail manuel présente de nombreux inconvénients :

  • Il est lent
  • Il prend du temps : il ne permet pas aux gens de se concentrer sur les tâches essentielles.
  • Il comporte le coût de l'erreur humaine, qui se traduit souvent par des doubles ou triples saisies.
  • Elle n'est pas automatisée

Dans un monde où les gens sont de plus en plus à la recherche d'emplois valorisants, cela risque également de rendre les membres de votre équipe de plus en plus malheureux et donc encore moins efficaces au travail.

Et qui plus est : la plupart de ces tâches - bien qu'essentielles pour votre entreprise - peuvent être automatisées pour permettre à votre équipe de se concentrer sur son utilité et d'apporter une réelle valeur ajoutée.

C'est la raison pour laquelle les PDG et les directeurs généraux ont tous des assistants personnels.

Mais que se passerait-il si votre équipe pouvait aussi avoir son propre assistant personnel pour qu'elle puisse faire de même ?

<aside>👊 Et si cet assistant, c'était Notion?

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Avec Notion, votre équipe peut désormais :

1. Automatiser les tâchez récurrentes

Fini les entrées manuelles, tout peut être mis en pilote automatique.

L'une des nombreuses fonctionnalités et outils disponibles sur Notion est les blocs synchronisés, qui vous permettent d'écrire ou de saisir des informations dans un bloc, puis de simplement dupliquer ce bloc à plusieurs endroits dans vos tableaux de bord et pages Notion.

Toute modification que vous apporterez à votre bloc synchronisé sera alors automatiquement répliquée sur tous vos autres blocs synchronisés.

2. Minimiser l'erreur humaine

Bien que la routine et la répétition soient des moyens de perfectionner les tâches, l'erreur humaine reste un problème majeur qui entraîne souvent des entrées doubles, voire triples, et des erreurs dans tous les domaines, que ce soit dans votre rapport financier trimestriel ou dans votre offre à un client.

Avec Notion, vous pouvez désormais laisser les logiciels faire le travail à votre place. L'outil est là pour vous aider à surmonter les inévitables erreurs humaines en laissant une machine vous soutenir dans vos tâches quotidiennes.

3. Gagnez du temps

Notre temps est la ressource la plus importante à notre disposition.

La plupart d'entre nous passent 8 à 9 heures par jour - c'est-à-dire un tiers de notre temps quotidien - à travailler soit à la maison, soit au bureau.

Et pourtant, le travailleur moyen perd encore des heures de sa journée sur des tâches et des processus interminables en raison de processus inefficaces et d'un manque de connaissances approfondies des logiciels.

Alors pourquoi continuer à l'utiliser inefficacement, alors qu'il devrait être optimisé?

Bien qu'essentielles, les saisies manuelles vous font perdre un temps incroyablement précieux dans votre journée.

Grâce aux capacités d'automatisation natives de Notion, vous pouvez désormais automatiser la plupart des tâches manuelles et commencer enfin à dépenser votre temps de travail plus efficacement :

  • Déterminez vous-mêmes vos priorités sur vos espaces
  • Transformez votre Notion en un espace de travail central tout-en-un
  • Intégrez vos outils existants en un seul écosystème
  • Démarrez en un rien de temps grâce à des modèles personnalisables
  • Bénéficiez d'une simplicité d'utilisation inégalée
  • Créez vos propres outils vous-mêmes sans aucune ligne de code

Supposons que le travailleur moyen perde 2 heures par jour.

Cela représente 10 heures par semaine, 520 heures par an, ou 22 jours : soit environ trois semaines par an par employé.

Maintenant imaginons que votre entreprise grandisse et que votre équipe compte 3, 5 ou même 10 employés.

Le gain de temps devient alors rapidement un des avantages les plus importants de l'utilisation de Notion.

Exemple de vue de calendrier sur une base de données Notion : intégrez votre calendrier directement dans votre espace de travail Notion.
Exemple de vue de calendrier sur une base de données Notion : intégrez votre calendrier directement dans votre espace de travail Notion.

3. Un seul outil central ? Super, mais vous risquez d'être limité.

Peut-être utilisez-vous déjà une solution centrale pour votre équipe ou votre entreprise.

Que ce soit un Google Workspace, Microsoft 365, un ERP comme SAP ou Odoo, tous ces solutions présentent un défaut commun : l'externalisation vers d'autres solutions existantes spécialisées présente un certain niveau de complexité.

Même si compliquées, ce sont de très bonnes solutions professionnelles. Nous n'allons donc pas essayer de vous convaincre que Notion peut les remplacer, car la réalité est simplement que ce n'est pas le cas.

Certaines des applications les plus courantes de ces solutions logicielles sont les raisons mêmes pour lesquelles elles ne peuvent être facilement remplacées.

Par exemple, les tableurs comme Excel ou Google Sheets restent les outils les plus optimaux si vous avez besoin de calculer des chiffres et de construire des bilans complets en un clin d'œil.

Notion n'est pas la meilleure alternative pour de telles fonctions.

Cela dit, bien qu'il n'y ait rien à redire à ces outils, ils restent relativement limités en raison de la nature de leurs applications singulières, ce qui signifie que leurs fonctions restent statiques plutôt que dynamiques et polyvalentes.

Par exemple :

  • Word/Docs : conçu pour créer des fichiers texte.
  • Powerpoint/Slides : conçu pour les présentations et les exposés
  • Excel/Slides : de formidables outils mathématiques dotés d'un large éventail de formules et de fonctions permettant de calculer des chiffres et d'établir des bilans et des rapports financiers.

Un ERP comme Odoo ou SAP est aussi conçu pour être utilisé de manière entièrement centralisée : le but est de n'utiliser que leur solution, et uniquement leur solution.

Par contre tout se complique dès que vous souhaitez y greffer des solutions technologiques externes.

C'est là que Notion comble ce fossé : il agit comme une base de connaissances où les entreprises peuvent enfin permettre à leurs équipes d'exécuter leurs processus de base en un seul endroit tout en offrant des solutions d'intégration extrêmement flexibles grâce à une API ouverte qui permet de greffer une grande quantité de logiciels externes dont les plus populaires tels que Google et Microsoft.

De par ce fait, Notion peut être le complément parfait à votre solution centrale pour vous aider à surmonter ces lacunes : il vous permet d'effectuer plusieurs tâches à la fois au sein d'un seul même écosystème grâce à des capacités interfonctionnelles centralisées, sans même mentionner ses grandes capacités collaboratives ainsi que son design absolument unique.

<aside>👊 Et même là - c'est l'une des applications les plus basiques de cet outil.

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<aside>💡 Conseil de pro : Les bases de données de Notion sont assez différentes des feuilles de calcul, donc si vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement des bases de données dans Notion, nous avons écrit un article sur ce sujet exact juste ici.

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Google Workspace est l'un des espaces de travail les plus populaires disponibles sur le marché aujourd'hui

Google Workspace est l'un des espaces de travail les plus populaires disponibles sur le marché aujourd'hui

4. Trop d'outils, pas assez d'intégrations

Malheureusement, le monde des logiciels est cloisonné, ce qui fait que l'entreprise moyenne utilise 90 outils différents, dont environ 10 représentent la pile essentielle requise pour effectuer les tâches quotidiennes liées au travail (lien vers l'étude ici)

Dans la plupart des cas, il s'agit de logiciels excellents mais très spécialisés qui ne sont pas accompagnés d'intégrations natives et mutuelles.

Au mieux, ces outils sont fonctionnels mais pas très pratiques : leurs limites compliquent l'exécution des tâches, tant pour les équipes que pour les dirigeants, à un niveau pratique et axé sur l'efficacité.

Cela signifie que les gens doivent constamment basculer entre dix outils différents pour effectuer leur travail quotidien : vous ne pouvez pas entrer une formule dans votre feuille de calcul Excel et vous attendre à ce que les résultats apparaissent dans votre tableau kanban Trello, par exemple.

<aside>😂 "Au domaine de Notion où la productivité règne. Un espace pour les gouverner tous, un espace pour les trouver, un espace pour les amener tous, et dans les tableaux de bords les lier; au domaine de Notion où s'étend la productivité.."

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Désolé, nous n'avons pas pu résister.

Mais vous comprenez l'idée : les entreprises ont des documents, des systèmes de communication, des CRM et d'innombrables autres outils, mais pas nécessairement une plate-forme centrale pour les rassembler.

C'est l'une des nombreuses questions sur lesquelles Notion s'est penché : vous pouvez désormais intégrer certains de vos outils et fichiers préférés tels que Google Calendar, Google Drive, Figma ou Loom mais aussi vos PDF et Typeforms.

Cette fonction vous permet de travailler avec ces outils et fichiers directement depuis votre tableau de bord Notion sans avoir à passer de l'un à l'autre.

Il s'agit d'une excellente solution à la fois pour vous, vos employés et l'industrie du logiciel dans son ensemble : l'interconnectivité sera de plus en plus fréquente, plus efficace et permettra de sortir du monde du logiciel en silo dans lequel nous nous trouvons actuellement.

Regardez la vidéo ci-dessous si vous voulez en savoir plus sur cette fonction particulière

5. Templates

Comme de plus en plus d'entreprises permettent à leurs employés de travailler à distance, les gens veulent façonner leurs outils existants pour répondre directement à leurs propres besoins. Malheureusement, les outils qui leur permettent de le faire n'existent pas vraiment ou n'ont commencé à apparaître qu'au cours des dernières années - le meilleur étant Notion.

En fait, les modèles de Notion sont l'une des principales raisons de l'essor de cet outil. L'application est livrée avec une pile de 66 modèles gratuits pour un large éventail d'entreprises et d'équipes, que vous travailliez dans l'ingénierie ou le marketing.

Ces modèles gratuits ont permis aux gens de commencer à créer leurs propres modèles étonnants pour leur faciliter le travail. Souvent, ils les partagent avec le monde entier, et d'autres personnes prennent ces modèles et les personnalisent davantage pour répondre à leurs propres besoins.

6. Simplicité : pages et blocs

Notion et la simplicité vont de pair.

À la base, Notion fonctionne en pages et en blocs. C'est aussi simple que cela. Chaque page vous donne la possibilité de créer une quantité infinie de blocs. Un bloc peut être n'importe quoi, du texte à un tableau, une image, une vidéo, un lien ou un fichier intégré, et tout ce qui se trouve entre les deux. Rien de fou, sauf que vous pouvez tous les incorporer dans une seule page sur Notion.

Ensuite, vous pouvez glisser, déposer et dupliquer n'importe quel bloc n'importe où sur votre page, dupliquer des pages dans vos tableaux de bord, et dupliquer des tableaux de bord dans des espaces de travail. Et enfin, connecter le tout ensemble.

Oui, l'une des principales raisons pour lesquelles Notion est un si bon outil est sa capacité à servir d'espace de travail centralisé où tout ce dont vous avez besoin pour travailler existe en un seul endroit.

Mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg.

<aside>👊 Notion est si bien conçu qu'il est livré avec des fonctionnalités minimalistes pour vous inciter à arrêter de penser et à commencer à faire.

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Par exemple, le contenu textuel n'est livré qu'avec 3 types de polices, et 3 types de titres. C'est tout.

Vous ne pouvez pas non plus aligner votre texte à gauche, à droite ou au centre.

Pour vous aider à démarrer, voici une brève description des blocs de contenu sur Notion.

Conclusion

Alors que les lieux de travail deviennent de plus en plus flexibles et s'adaptent à de nouvelles façons de travailler, que ce soit par le biais d'un système hybride de travail au bureau et à domicile, ou d'un lieu de travail entièrement décentralisé, il y a une demande croissante et un besoin pour les entreprises et leurs équipes de non seulement bien documenter les choses et de s'assurer que l'information est facilement disponible, mais aussi efficacement exploitable.

C'est l'avenir du travail. Et les entreprises ont besoin des bons outils pour leur permettre non seulement de vivre et d'exister, mais aussi de prospérer tout en veillant à ce que leurs équipes fonctionnent selon les normes les plus élevées.

Et c'est pourquoi nous pensons que Notion est la solution idéale pour votre équipe : elle simplifie vos tâches, automatise vos flux de travail, les rend plus collaboratifs, permet à vos équipes de fonctionner en pilote automatique, intègre un large éventail de solutions logicielles existantes, vous débarrasse des distractions inutiles et vous fait gagner un temps incroyable pour vous permettre de vous concentrer sur les tâches et processus essentiels.

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